Spedify

Regulamin korzystania z aplikacji Spedify

Wersja z dnia 09.11.2026 · Giekadigital · licencja ULTIMATE

1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji „Spedify” (dalej: System), której twórcą i właścicielem jest Gieka Digital (dalej: Twórca).
System jest udostępniany firmom transportowym i spedycyjnym (dalej: Klient) na podstawie licencji i umowy zawartej z Twórcą. Zakres licencji (pakiet), liczbę pojazdów, limity i cenę określa umowa. W razie rozbieżności pierwszeństwo ma umowa.
Użytkownikiem jest osoba, której Klient nadał konto w Systemie (administrator, spedytor, pracownik biura, pracownik warsztatu, kierowca).
Korzystanie z Systemu wymaga zaakceptowania Regulaminu. Brak akceptacji uniemożliwia pracę w Systemie.
Wersja demonstracyjna Systemu (demo.spedify.pl) zawiera wyłącznie dane przykładowe. Nie należy wprowadzać do niej prawdziwych danych firm ani osób.

System — jego kod źródłowy, wygląd, układ ekranów, struktura bazy danych, dokumentacja i nazwy — jest utworem chronionym prawem autorskim. Wszelkie prawa należą do Twórcy.
Licencja jest niewyłączna, niezbywalna i ograniczona do korzystania z Systemu na własne potrzeby Klienta, przez jego Użytkowników, w czasie obowiązywania umowy.
Licencja nie przenosi praw autorskich ani nie daje prawa do otrzymania kodu źródłowego.

Kopiować, powielać, modyfikować ani rozpowszechniać Systemu lub jego części, w tym wyglądu ekranów, w celu stworzenia podobnego rozwiązania.
Odtwarzać kodu źródłowego (dekompilacja, inżynieria wsteczna) ani podejmować prób obejścia zabezpieczeń i ograniczeń dostępu.
Udostępniać Systemu, danych logowania lub zrzutów ekranu osobom trzecim, w tym innym firmom i wykonawcom oprogramowania, bez pisemnej zgody Twórcy.
Odsprzedawać, wynajmować ani udzielać dalszych licencji na System.
Pobierać dane z Systemu w sposób zautomatyzowany (skrypty, boty) inny niż udostępniony w Systemie.
Wprowadzać treści bezprawne oraz używać Systemu niezgodnie z jego przeznaczeniem.

Konto jest imienne. Użytkownik nie udostępnia swojego loginu i hasła innym osobom i odpowiada za działania wykonane na jego koncie.
Podejrzenie, że ktoś poznał hasło, należy niezwłocznie zgłosić administratorowi Klienta, który ustawi nowe hasło lub zablokuje konto.
Użytkownik korzysta z Systemu na urządzeniach zabezpieczonych przed dostępem osób nieuprawnionych (blokada ekranu telefonu, wylogowanie na cudzym komputerze).
System oferuje logowanie dwuskładnikowe (MFA): po haśle podaje się 6-cyfrowy kod z aplikacji uwierzytelniającej w telefonie (np. Google Authenticator, Microsoft Authenticator). MFA jest dobrowolne — każdy Użytkownik sam decyduje, czy je włącza, i może je włączyć lub wyłączyć w „Moje konto”. Dla kont administratora jest zalecane, bo dają dostęp do danych całej firmy.
Po włączeniu MFA kod z aplikacji jest wymagany przy każdym logowaniu. Użytkownik przechowuje kody zapasowe w bezpiecznym miejscu — pozwalają zalogować się bez telefonu. Utratę telefonu i kodów zapasowych należy zgłosić administratorowi Klienta.

Dane wprowadzone do Systemu (zlecenia, dokumenty, zdjęcia, dane kierowców i pojazdów, wydatki) należą do Klienta.
Dane każdego Klienta są przechowywane oddzielnie i nie są udostępniane innym Klientom.
Użytkownik wprowadza dane prawdziwe i zgodne ze stanem faktycznym, w szczególności zdjęcia dokumentów, pojazdów i naczep oraz stany liczników.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Systemie jest Klient. Twórca przetwarza je wyłącznie w celu utrzymania i serwisu Systemu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
Twórca ma w Systemie konto serwisowe z uprawnieniami administratora, używane wyłącznie do utrzymania Systemu, usuwania awarii i jego rozwoju. Działania wykonane na tym koncie są zapisywane w historii zmian i na prośbę Klienta Twórca udostępnia ich wykaz.
Dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (Frankfurt nad Menem). Pliki i zdjęcia są przechowywane w prywatnym magazynie, dostępnym wyłącznie po zalogowaniu.
Twórca wykonuje codzienne kopie zapasowe danych. Kopie są szyfrowane i przechowywane w Unii Europejskiej, u dostawcy bazy danych oraz w niezależnym miejscu w Polsce, przez okres do 12 miesięcy.
Po zakończeniu umowy Klient może pobrać swoje dane w formie eksportu. Następnie dane są usuwane zgodnie z umową.
Lokalizacja urządzenia kierowcy jest przetwarzana tylko wtedy, gdy kierowca udostępni ją w Systemie lub dołączy do zgłoszenia.

System odczytuje dane ze zdjęć i plików (CMR, rachunki, faktury, zlecenia) z pomocą usługi sztucznej inteligencji Claude firmy Anthropic. W tym celu zdjęcie lub plik jest przesyłany na serwery dostawcy w Stanach Zjednoczonych, na podstawie umowy powierzenia ze standardowymi klauzulami umownymi UE. Dostawca nie wykorzystuje tych danych do trenowania swoich modeli. Odczyt może zawierać błędy — Użytkownik sprawdza dane przed ich zatwierdzeniem.
Liczba dokumentów odczytywanych przez sztuczną inteligencję w miesiącu zależy od pakietu określonego w umowie.
Wyliczenia rentowności, tras, odległości, lokalizacji i terminów mają charakter pomocniczy i opierają się na danych oraz parametrach wprowadzonych przez Klienta. Decyzje biznesowe podejmuje Klient.
Dane o stacjach paliw, kursach walut i mapach pochodzą z zewnętrznych źródeł i mogą być nieaktualne lub niepełne.

System zapisuje w historii zmian: kto i kiedy dodał, zmienił lub usunął dane, wraz z wartościami przed i po zmianie (bez haseł, kodów zabezpieczających i numerów dokumentów tożsamości); logowania, nieudane próby logowania i wylogowania, z adresem IP i rodzajem przeglądarki; otwarcia dokumentów pracowników i faktur.
Historia służy bezpieczeństwu Systemu, wyjaśnianiu incydentów i ustalaniu, kto wprowadził zmianę. Jest przechowywana przez 24 miesiące, a następnie usuwana automatycznie.

Twórca dokłada starań, aby System działał nieprzerwanie, ale nie gwarantuje pracy bez przerw. Możliwe są przerwy techniczne związane z aktualizacjami i awariami usług zewnętrznych.
Zakres odpowiedzialności Twórcy, zasady serwisu i wsparcia określa umowa z Klientem.
Twórca nie odpowiada za skutki wprowadzenia do Systemu danych nieprawdziwych lub niepełnych ani za decyzje podjęte wyłącznie na podstawie funkcji automatycznych.

W razie naruszenia Regulaminu konto Użytkownika może zostać zablokowane przez administratora Klienta lub Twórcę.
Naruszenie praw autorskich Twórcy, w szczególności kopiowanie Systemu lub udostępnianie go osobom trzecim, może skutkować odpowiedzialnością cywilną i karną przewidzianą w przepisach oraz w umowie.

Twórca może zmienić Regulamin. Po zmianie System poprosi Użytkownika o ponowną akceptację przy logowaniu.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się umowę z Klientem oraz przepisy prawa polskiego, w tym ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Pytania dotyczące Regulaminu i Systemu: kontakt@spedify.pl.